Mecanismos aseguramiento gestión contractual
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Mecanismos aseguramiento gestión contractual
Apr 12, 2023
El Proceso de la Cadena de Suministro de Ecopetrol se lleva a cabo a través de un modelo estratégico que tiene como objetivo un suministro responsable y sostenible de bienes y servicios en el largo plazo, basado en una operación segmentada en términos de costo, oportunidad, evaluación, calidad y nivel de riesgo.
Para lograr la armonía en las operaciones y reducir los riesgos de sustentabilidad, Ecopetrol realiza una gestión y evaluación anticipada del entorno para identificar y mitigar posibles conflictos sociales y económicos. Para ello, Ecopetrol cuenta diferentes procedimientos de evaluación que permiten la identificación, clasificación y gestión de proveedores con potencial de alto riesgo.
A continuación, se mencionan los diferentes sistemas de monitoreo y control:
Sistema de monitoreo que integra y analiza más de 10 variables de los diferentes aspectos que afectan la gestión de un contrato, con el fin de generar alertas que permitan implementar acciones preventivas que eliminen y/o mitiguen la materialización de los riesgos identificados; este sistema monitorea aspectos como: quejas y reclamos, bajo desempeño, desvíos económicos del contrato, morosidad, embargos e insolvencia, entre otros. Este Sistema también supervisa el impacto del incumplimiento en las operaciones de Ecopetrol (medido por concentración de contratos con Ecopetrol, valor estimado del incumplimiento, obligaciones comerciales y número de trabajadores - mano de obra exclusiva del contratista).
Sistema de administración de riesgos diseñado por AON y acogido por Ecopetrol para garantizar el gerenciamiento de los riesgos asociados a la contratación de terceros, que va desde el diseño de las coberturas de las pólizas, negociación con el mercado asegurador, emisión y seguimiento de las pólizas y acompañamiento preventivo y remedial, entre otros; hasta las reclamaciones por siniestro.
Sistema de monitoreo de los incumplimientos laborales y/o comerciales en los contratos, con el fin de asegurar que el contratista gestione y cierre debidamente estos incumplimientos y así minimizar el impacto negativo de éstos. La gestión se realiza de acuerdo con los mecanismos contractuales existentes y aplicables a los contratos
GESTIÓN PROACTIVA DEL RIESGO DE SOSTECNIBILIDAD®
Ecopetrol define como riesgo de sostenibilidad como todo evento de ocurrencia incierta que, de materializarse, genera un impacto positivo o negativo para el logro de los objetivos organizacionales en cualquier nivel de la Empresa. En concordancia con esta definición, la Gestión de Abastecimiento lo define como todo evento o acción con impactos negativos en el crecimiento económico y el bienestar social.
Por lo cual, desde la Función se busca lograr el equilibrio en las operaciones y reducir los riesgos de sosTECnibilidad® a través de una gestión y evaluación avanzada del entorno para identificar y mitigar los conflictos sociales, económicos y ambientales potenciales. Algunas de las estrategias de mitigación de riesgos implementadas desde el Proceso de Abastecimiento son:
1. Como seguimiento preventivo del desempeño contractual de la Cadena de Suministro, el proceso ha implementado una metodología de control interno basada en tres principales frentes de acción:
1. Aseguramiento del cumplimiento de regulaciones, controles y normativas de acuerdo con las obligaciones contractuales.
2. Análisis de riesgo para contratos Top (mayor impacto en la operación)
3. Pruebas exhaustivas para garantizar la correcta planificación y ejecución de los contratos.
2. Contribución del proceso de la cadena de suministro para la certificación del Sistema de Gestión Antisoborno (ISO 37001) de Ecopetrol.
3. Actualización periódica del Plan de Continuidad Operativa considerando 2 escenarios cuya materialización signifique un impacto altamente negativo:
1. Indisponibilidad de Proveedores Críticos para operar
2. Indisponibilidad de procesos corporativos y de soporte que son realizados por la función de abastecimiento que mitigan el impacto del primer escenario.
4. Durante el ciclo anual de gestión de riesgos se revisan los diferentes riesgos del proceso y conforme a esto se realiza la respectiva actualización de la matriz interna de riesgos y controles, que contiene información para la gestión de aspectos de transparencia, mitigación de eventos de fraude, soborno y corrupción, cumplimiento obligaciones contractuales, aseguramiento actividades funcionarios, entre otros.
